KI und ISO 27001: So nutzen Unternehmen künstliche Intelligenz sicher

Ein Mitarbeitender kopiert einen Kundenvertrag in ein KI-Tool, um ihn zusammenzufassen. Praktisch? Ja. Unproblematisch? Nicht unbedingt.

Künstliche Intelligenz gehört inzwischen zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Mitarbeitende nutzen KI-Tools, um Texte zu formulieren, Inhalte zu übersetzen, Sitzungen zusammenzufassen, Informationen zu recherchieren, Code zu erstellen oder Dokumente zu strukturieren.

Das kann Zeit sparen und repetitive Aufgaben vereinfachen. Gleichzeitig entstehen neue Risiken: Welche Informationen dürfen in ein KI-Tool eingegeben werden? Wer entscheidet, welche Anwendungen zulässig sind? Und wie stellt ein Unternehmen sicher, dass KI-generierte Inhalte fachlich korrekt bleiben?

Genau hier wird das Thema KI und ISO 27001 relevant. Die Norm enthält keinen eigenen Abschnitt mit dem Titel «Künstliche Intelligenz». Ihre Grundprinzipien bieten jedoch einen klaren Rahmen: Risiken erkennen, Informationen schützen, Verantwortlichkeiten definieren und die Wirksamkeit von Massnahmen überprüfen.

Warum KI ein Thema der Informationssicherheit ist

KI wird häufig zuerst als Produktivitäts- oder Digitalisierungsthema betrachtet. Das ist nachvollziehbar. Sobald Mitarbeitende jedoch Unternehmensinformationen in externe Anwendungen eingeben, betrifft KI auch die Informationssicherheit und den Datenschutz.

Im Zentrum stehen die drei klassischen Schutzziele:

Vertraulichkeit

Vertrauliche Informationen dürfen nicht unkontrolliert an Dritte gelangen. Dazu gehören beispielsweise Kundendaten, Vertragsinhalte, Preise, technische Unterlagen oder interne Berichte.

Integrität

Informationen und Ergebnisse müssen korrekt, vollständig und nachvollziehbar sein. KI kann überzeugend formulierte, aber sachlich falsche Inhalte erzeugen. Werden diese ungeprüft übernommen, entstehen Fehlentscheide oder fehlerhafte Dokumentationen.

Verfügbarkeit

Wichtige Informationen und Prozesse müssen verfügbar bleiben. Wenn ein Unternehmen zentrale Abläufe vollständig von einer externen KI-Plattform abhängig macht, können Ausfälle, geänderte Nutzungsbedingungen oder eingeschränkte Zugriffe zum Geschäftsrisiko werden.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Mitarbeiterin möchte eine Kundenreklamation mit einem KI-Tool zusammenfassen. Enthält die Eingabe Namen, Vertragsdetails oder interne Qualitätsdaten, kann dies ein Risiko für Vertraulichkeit und Datenschutz darstellen.

Ein anderes Beispiel: Ein Mitarbeiter übernimmt einen KI-generierten Text direkt in eine technische Arbeitsanweisung. Sind Angaben unvollständig oder falsch, ist die Integrität der Qualitätsdokumentation gefährdet.

KI ist deshalb kein reines IT-Thema. Sie betrifft alle Bereiche, die mit Informationen arbeiten.

Nicht jedes KI-Tool birgt dieselben Risiken

Entscheidend ist nicht nur, ob ein Unternehmen KI einsetzt, sondern wie und mit welchen Anwendungen.

Grundsätzlich lassen sich drei Nutzungsszenarien unterscheiden:

Art der KI-Lösung	Typisches Risiko	Was Unternehmen prüfen sollten
Öffentliche KI-Tools	Daten können ausserhalb der eigenen Kontrolle verarbeitet werden	Keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten ohne klare Freigabe eingeben
Enterprise-Lösungen	Risiken hängen stark von Vertrag, Konfiguration und Zugriffen ab	Datenverarbeitung, Speicherorte, Zugriffskontrollen und Vertragsbedingungen prüfen
Unternehmenseigene KI-Lösungen	Höhere technische und organisatorische Verantwortung	Sicherheitsarchitektur, Berechtigungen, Datenquellen, Betrieb und Monitoring regeln

Eine Enterprise-Lösung ist nicht automatisch sicher. Umgekehrt ist nicht jede externe Anwendung grundsätzlich ungeeignet. Entscheidend sind unter anderem Vertragsmodell, technische Einstellungen, Datenverarbeitung, Aufbewahrung, Zugriffsrechte und die Art der eingegebenen Informationen.

Gerade bei Personendaten müssen Unternehmen zudem prüfen, welche Datenschutzanforderungen gelten. Das hängt vom konkreten Tool, dem Verwendungszweck, den bearbeiteten Daten und den vertraglichen Regelungen mit dem Anbieter ab.

Typische KI-Risiken in KMU

Die Risiken unterscheiden sich je nach Branche, Tool und Nutzung. In der Praxis begegnen Unternehmen jedoch häufig denselben Herausforderungen.

Unkontrollierte Datenweitergabe

Mitarbeitende geben Kundendaten, Personaldaten, technische Informationen oder Geschäftsgeheimnisse in KI-Tools ein, ohne zu wissen, wie diese Daten verarbeitet, gespeichert oder weiterverwendet werden.

Fehlende Übersicht über eingesetzte Tools

In vielen Unternehmen wird KI bereits genutzt, ohne dass es eine offizielle Freigabe oder vollständige Übersicht gibt. Diese sogenannte Schatten-KI entsteht oft nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Mitarbeitende effizient arbeiten wollen und klare Regeln fehlen.

Fehlerhafte oder erfundene Inhalte

KI-Systeme können Quellen falsch wiedergeben, Informationen erfinden oder Zusammenhänge falsch darstellen. Besonders kritisch wird das bei technischen Dokumentationen, Angeboten, Rechtsfragen, Risikoanalysen oder Kundenkommunikation.

Unklare Nutzungs- und Urheberrechte

KI-generierte Texte, Bilder oder Codes können rechtliche Fragen auslösen. Ob und wie Ergebnisse verwendet werden dürfen, hängt unter anderem vom Tool, den Vertragsbedingungen, der konkreten Nutzung und dem betroffenen Rechtsraum ab. Pauschale Aussagen sind hier selten hilfreich.

Abhängigkeit von einzelnen Plattformen

Wenn ein Prozess nur noch mit einem bestimmten KI-Anbieter funktioniert, können Ausfälle, Preisanpassungen oder Änderungen an den Nutzungsbedingungen direkte Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Welche Informationen gehören nicht ungeprüft in ein KI-Tool?

Eine einfache Grundregel lautet:

Was du nicht öffentlich teilen würdest, solltest du nicht ohne klare Freigabe in ein externes KI-Tool eingeben.

Besonders schützenswert sind zum Beispiel:

• Personendaten von Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden

• Gesundheitsdaten, Bewerbungsunterlagen oder Lohndaten

• Vertragsinhalte, Preise und Konditionen

• technische Zeichnungen, Produktdaten und Quellcode

• Zugangsdaten, Passwörter und Konfigurationsinformationen

• interne Auditberichte und Risikobeurteilungen

• Informationen zu Sicherheitsvorfällen

• Finanzdaten, Geschäftsstrategien und Planungsunterlagen

• Reklamationen, Rechtsfälle oder vertrauliche Kundenkommunikation

Das bedeutet nicht, dass Unternehmen KI verbieten müssen. Es bedeutet, dass sie den Umgang mit Informationen klar regeln sollten.

Eine einfache Informationsklassifizierung hilft dabei: öffentlich, intern, vertraulich und besonders schützenswert. Je nach Kategorie gelten unterschiedliche Regeln für die Nutzung von KI.

Öffentlich verfügbare Inhalte können je nach Tool für Recherchen oder Textentwürfe geeignet sein. Vertrauliche Kundeninformationen sollten dagegen nur verarbeitet werden, wenn die eingesetzte Lösung geprüft, freigegeben und für diesen Zweck geeignet ist.

Was eine praxistaugliche KI-Richtlinie enthalten sollte

Eine KI-Richtlinie muss kein kompliziertes Regelwerk mit zwanzig Seiten sein. Für ein KMU reicht oft ein kurzer, verständlicher Leitfaden, der im Alltag wirklich genutzt wird.

Folgende Punkte sollten enthalten sein:

1. Zweck und Geltungsbereich

   Wofür darf KI eingesetzt werden? Für welche Mitarbeitenden, Bereiche und Systeme gilt die Richtlinie?

   
   

2. Zugelassene Tools

   Welche Anwendungen sind geprüft und freigegeben? Wer beurteilt neue Tools?

   
   

3. Umgang mit Daten

   Welche Informationen dürfen eingegeben werden? Welche Daten sind ausdrücklich ausgeschlossen?

   
   

4. Prüfung von Ergebnissen

   KI-Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Person, die das Resultat verwendet.

   
   

5. Transparenz und Kennzeichnung

   In welchen Fällen soll offengelegt werden, dass KI eingesetzt wurde? Das kann bei Kundenkommunikation, Bildern, Berichten oder Entscheidungsgrundlagen relevant sein.

   
   

6. Verantwortlichkeiten

   Wer ist zuständig für Tool-Freigaben, Informationssicherheit, Datenschutz, Schulungen und Fragen aus dem Arbeitsalltag?

   
   

7. Umgang mit Vorfällen

   Was passiert, wenn vertrauliche Daten versehentlich in ein nicht freigegebenes Tool eingegeben wurden? Mitarbeitende müssen wissen, wo sie einen Vorfall ohne Angst vor Schuldzuweisungen melden können.

ISO 27001 als Rahmen für den sicheren KI-Einsatz

ISO 27001 verlangt kein KI-Verbot und schreibt keine bestimmte Software vor. Die Norm hilft Unternehmen vielmehr, Risiken systematisch und angemessen zu behandeln.

Für den KI-Einsatz bedeutet das: Die Nutzung von KI gehört in die bestehende Risikobeurteilung für Informationssicherheit.

Hilfreiche Fragen sind:

• Welche KI-Tools werden im Unternehmen bereits genutzt?

• Welche Informationen werden verarbeitet?

• Wo werden Daten gespeichert oder weitergegeben?

• Wer hat Zugriff auf Eingaben und Ergebnisse?

• Welche vertraglichen, gesetzlichen oder kundenspezifischen Anforderungen gelten?

• Wie wird die fachliche Qualität von KI-Ergebnissen kontrolliert?

• Was wäre die Auswirkung eines Datenabflusses oder eines fehlerhaften Resultats?

• Welche technischen und organisatorischen Massnahmen reduzieren das Risiko?

Besonders bei kritischen Anwendungen braucht es einen menschlichen Kontrollschritt. Das gilt beispielsweise für technische Angaben, Verträge, Angebote, Sicherheitsanweisungen, Qualitätsdokumentationen und Entscheidungen mit Auswirkungen auf Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden.

KI kann Vorschläge liefern. Verantwortung übernehmen müssen weiterhin Menschen.

Praktische Start-Checkliste für KMU

1. Erfasse, welche KI-Tools im Unternehmen bereits genutzt werden.

2. Definiere, welche Anwendungen offiziell erlaubt sind.

3. Lege fest, welche Daten nie in externe KI-Tools eingegeben werden dürfen.

4. Prüfe Datenschutz, Vertragsbedingungen, Datenverarbeitung und Sicherheitsfunktionen der genutzten Anbieter.

5. Erstelle eine kurze und verständliche KI-Richtlinie.

6. Kläre Zuständigkeiten für Freigaben, Informationssicherheit und Datenschutzfragen.

7. Sensibilisiere Mitarbeitende mit konkreten Beispielen aus ihrem Arbeitsalltag.

8. Definiere, wie KI-Ergebnisse geprüft und freigegeben werden müssen.

9. Nimm KI-Risiken in die Informationssicherheits-Risikobeurteilung auf.

10. Überprüfe Regeln, Tools und Risiken regelmässig. KI entwickelt sich schnell weiter.

    
    

Fazit

KI nutzen, aber mit klaren Spielregeln

KI bietet Unternehmen echte Chancen. Sie kann Mitarbeitende entlasten, Abläufe beschleunigen und die tägliche Arbeit vereinfachen. Damit daraus kein Risiko für Datenschutz oder Informationssicherheit entsteht, braucht es klare und praxistaugliche Leitplanken.

ISO 27001 bietet dafür eine solide Grundlage: Risiken erkennen, Informationen schützen, Verantwortlichkeiten definieren, Mitarbeitende sensibilisieren und die Wirksamkeit der Massnahmen regelmässig prüfen.

Ein generelles Verbot ist selten die beste Lösung. Wenn Mitarbeitende den Nutzen von KI erkennen, werden sie entsprechende Tools nutzen. Umso wichtiger ist es, sichere Alternativen bereitzustellen und klare Regeln zu schaffen, die im Arbeitsalltag verständlich und umsetzbar sind.

Wie ist der KI-Einsatz in deinem Unternehmen geregelt: Gibt es bereits klare Leitlinien oder entsteht das Thema gerade erst im Alltag?