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Durchführung eines internen Audits

"Zuhören, um zu verstehen"
Das Wort "audire" stammt aus dem Lateinischen und bedeutet: "ich höre, hören". Eine wesentliche Forderung der ISO Normen (9001, 14001, ..) ist eine regelmässige Planung und Durchführung von internen Audits. Das Ziel eines internen Audits ist es, den Handlungsbedarf innerhalb der Organisation anhand geeigneter Fragen und aufmerksamen Zuhörens aufzudecken. Also Verbesserungs-potenzial zu identifizieren und dieses nachhaltig anzugehen. Dadurch wird die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich verbessert und somit die Kundenzufriedenheit gesteigert.
Planen Sie interne Audits, reservieren Sie sich genügend Zeit und legen Sie den Fokusbereich für das interne Audit fest. Anhand geeigneter Fragen können Sie die vorgeschriebenen Prozessabläufe analysieren, mit der praktischen Umsetzung vergleichen und gleichzeitig auf ihre Zweckmässigkeit prüfen. Stellen Sie offene Fragen und hören Sie dabei gut zu, um zu verstehen, was der Befragte Ihnen berichtet. Sehen Sie die Durchführung eines internen Audits als Chance, mögliche Verbesserungen zu identifizieren und somit die Produkt- oder Dienstleistungsqualität zu steigern, neues Potential zu erkennen und die Einhaltung der eigenen Qualitätsanforderungen sicherzustellen - weniger als Prüfung, in welcher "Fehler und Schuldige" gesucht werden.
Wir stellen immer wieder fest, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen im Rahmen eines internen Audits, Fehler aufzuzeigen oder Prozessverbesserungen anzuregen oft sogar höher ist, als in einem festgelegten Feedback-Gespräch mit Vorgesetzten.
Regelmässig zeigen interne Audits auch Prozessveränderungen auf, die in einer dynamischen Geschäftswelt per se entstehen. Mithilfe dieses Instruments kann sichergestellt werden, dass diese Prozesse angepasst und firmenrelevantes Wissen dokumentiert bleibt. Ausserdem sind sie ideale Vorbereitung im Hinblick auf ein externes Audit.
Interne Audits fördern somit die Einhaltung der Unternehmensziele und stellen sicher, dass die Prozesssteuerung reibungslos funktioniert.
Durchführung
Die konkrete Durchführung kann sehr unterschiedlich aussehen und ist von der Komplexität der Unternehmung, der betrieblichen Situation sowie des eingeführten Managementsystems abhängig.
Mögliche Inhalte/Formen von internen Audits:
  • Besprechung einzelner Aufträge in Form von Stichproben (Anfragen bis Rechnungsstellung)

  • Besprechung eines Ablaufes/Prozesses und Überprüfung, ob die internen/externen Vorgaben eingehalten werden

  • Vertiefen eines Schwerpunktthemas, welches vorgängig gewünscht oder bestimmt wurde

  • Prüfen von Nachweisen (Formulare, Checklisten, SW-Programme) und deren Nutzung im Arbeitsalltag

  • Mitlaufen und beobachten: Unterrichtslektion, Weiterbildungsveranstaltung oder ein Kundengespräch wird durch die auditierende Person beobachtet

  • Vertiefen und Überprüfen einzelner Normvorgaben


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Wie im gesamten internen Audit gilt auch hier - beziehen Sie Ihre Zuhörer:innen aktiv mit ein. Bestimmt haben diese ebenfalls Vorschläge oder Ideen, wie sich ein Problem lösen lässt. Im Anschluss an das interne Audit erhalten die beteiligten Personen eine kurze Rückmeldung. Die Mitarbeiter:innen des intern auditierten Bereichs müssen wissen, welche Feststellungen gemacht wurden und was für Massnahmen daraus abgeleitet werden. Es ist auch der Moment für positives Feedback, für all das, was bereits gut umgesetzt wird.

Halten Sie die Ideen zu Verbesserungen unbedingt fest bzw. nehmen Sie diese in die Management Review, Ihren KVP (fortlaufende Verbesserungen) mit rein. Protokoll zum internen Audit Abhängig von den internen und externen Vorgaben gilt es das Audit in Form eines Auditberichtes festzuhalten. Dies kann vom einfachen Stichwortprotokoll bis zum umfassenden Dossier mit sämtlichen Nachweisen (Kopien, Fotos, …) reichen.

Unabhängig von den externen Vorgaben sollte im Protokoll folgendes festgehalten sein.

  • Beteiligte Personen

  • Durchführungsdatum

  • Inhalt (Ablauf/Prozess, Schwerpunkt, …)

  • Positive Feststellungen

  • Fehler/Lücken

  • Offene Fragen

  • Nächste Schritte

Und jetzt kommt das Wichtigste: Jetzt gilt es unmissverständlich zu regeln, was nach dem internen Audit mit dem Auditergebnis geschieht und wer, bis wann, wofür zuständig ist.

Wie könnten interne Audits für ein Kleinst-KMU aussehen?

  • Sammeln sie Feedbacks und werten Sie diese regelmässig aus. Leiten Sie daraus Verbesserungsmassnahmen ab und planen Sie die Umsetzung.

  • Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsweise Ihre Arbeitsabläufe. Muss ein Angebot beispielsweise zuerst ausgedruckt, dann unterschrieben und dann wieder eingescannt werden? Oder können Sie das digital lösen?

  • oder tauschen Sie sich regelmässig zu relevanten Themen mit anderen Unternehmern aus, um Inputs für Verbesserungen in Ihrem Unternehmen zu erhalten, die Sie in Ihre Planung aufnehmen können.

Haben Sie Interesse an einem Training? Dann melden Sie sich gerne für mehr Info's hier Mail.

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